Master data

Dalam pembangunan suatu sistem informasi, salah satu pekerjaan yang hampir pasti kita temui adalah input master data. Kalau sistem yang digunakan sebelumnya masih traditional way, berarti yang kita lakukan adalah migrasi data. Karena kalau tidak ada master data itu, bagaimana kita memastikan bahwa sistem yang dibangun bekerja dengan baik tanpa ada masalah?

Pekerjaan ini mungkin terlihat lebih ‘ringan’ dari coding. Itu kalau kita cuma berurusan dengan master data berukuran kecil. Nah, kalau master data itu berukuran hingga 4000-7000 record? Gimana nggak pusing. Apalagi bila format sumber data itu tak sama dengan format yang telah ditentukan pada sistem informasi. Terpaksa kita harus melakukan penyesuaian format terlebih dahulu.

Perlu dicatat, contoh yang aku sebutkan tadi itu sudah dalam tahap ‘sekedar’ input data. Pekerjaan yang lebih nguli lagi adalah memvalidasi data. Seseorang atau beberapa orang harus memastikan bahwa data yang siap dimasukkan sudah valid. Master data barang suatu toko misalnya. Harus dipastikan bahwa kode barang, nama barang, harga beli, harga jual, hingga kuantitas yang ada harus valid, sehingga perlu diadakan stock opname. Kalau jumlah barangnya ada ribuan, pusing juga mantengin ribuan baris dikali jumlah kolom.

Tapi tenang saja, seorang developer tidak bertanggung jawab terhadap validasi master data itu. Serahkan pekerjaan itu kepada ahlinya saja, yaitu orang-orang yang memang sudah akrab dengan data-data tersebut. Developer mungkin hanya perlu memastikan migrasi data berjalan dengan baik dan benar, sehingga sistem berjalan dengan sesuai.

Berbicara soal master data, pengalaman setahun menjadi admin di Toko Kesejahteraan Mahasiswa (TOKEMA) ITB cukup memberikan pengalaman padaku mengenai betapa pusingnya berurusan dengan ribuan record data barang. Aplikasi untuk penyimpanan data masih menggunakan Excel. Saat tiba waktunya untuk stock opname di akhir bulan, aku harus membuat berkas stock opname dari Excel tersebut dan menyajikannya dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh karyawan yang akan melakukan stock opname. Setelah itu, aku memperbaharui data di Excel tersebut dari stock opname yang dilakukan karyawan. Kelihatannya simpel, tapi sesungguhnya cukup melelahkan. 😀